Qu'est-ce qu'un budget prévisionnel ?

1. DÉFINITIONS

Il ne faut pas confondre charges, provisions sur charges et avances sur charges.

Une charge est une dépense incombant définitivement à chaque copropriétaire, chacun pour sa quote-part.

Une provision sur charges est une somme à verser régulièrement, permettant au syndic de copropriété de payer les différents prestataires. Cette provision tient compte, lors de son élaboration, de l’ensemble des dépenses de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties et équipements communs de l'immeuble pour l’année en cours et celle à venir, comme par exemple :

• salaire de l’employé d’immeuble (en ce compris l’ensemble des charges patronales)

• Nettoyage des parties communes (en ce compris la sortie et l’entrée des poubelles)

• assurance multirisques immeuble

• électricité des parties communes

• contrats de maintenance (ascenseur, monte-charges, monte-voitures, chauffage, dératisation, désourisation, désinsectisation, espaces verts, porte)

• contrats de diagnostics (termites, plomb, amiante)

• contrat de syndic

• impositions diverses (taxe foncière, taxe communale, taxe sur les salaires, etc.)

• travaux de maintenance pour assurer le bon fonctionnement des équipements communs

Une avance est une somme d’argent destinée à constituer des réserves en vue de réaliser de futurs travaux, non encore décidés par l’assemblée générale. Cette avance est remboursable au départ du copropriétaire, contrairement au fonds travaux, imposé par la loi n°2014-366 du 24 mars 2014, dite loi ALUR, devant représenter au minimum et chaque année, 5% du budget de fonctionnement annuel et dont les sommes resteront définitivement acquises au syndicat des copropriétaires.

2. DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT OU DÉPENSES EXCEPTIONNELLES

Il est important de retenir que les dépenses dites exceptionnelles, comme le ravalement d’une façade, le remplacement d’une chaudière ou encore la réfection de la couverture, n’entreront en aucun cas dans le budget prévisionnel de dépenses courantes.

En résumé, les dépenses ci-dessous ne peuvent être intégrées dans le budget prévisionnel :

• travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble

• travaux portant sur des éléments d'équipements communs

• travaux d'amélioration (transformation de l'existant, adjonction d'un nouvel élément d'équipement, aménagement ou création de locaux à usage commun, affouillement des sols, surélévation de bâtiment)

• études techniques (diagnostics, consultations)

3. VOTE DU BUDGET PRÉVISIONNEL

L’assemblée générale des copropriétaires doit voter, à la majorité simple, le budget prévisionnel avant le début de l’exercice de douze mois qu’il concerne.

Chaque poste de dépenses prévisionnelles pourra faire l’objet de débat, afin de parfaire le budget.

Ce vote est essentiel puisque le budget prévisionnel permet au syndic d’appeler des provisions sur charges.

4. APPELS DE FONDS

Les charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement communs sont obligatoirement réparties en fonction de l’utilité objective qu’ils présentent à l’égard de chaque lot de copropriété.

Ainsi, la participation de chaque copropriétaire au budget prévisionnel variera selon la nature des charges (générales ou spéciales). A titre d’exemple, l’administration de l’immeuble sera distribuée en charges communes générales (salaire de l’employé d’immeuble, nettoyage des parties communes, assurance multirisques immeuble, honoraires du syndic, etc.) ; l’électricité des parties communes peut être réparti entre les charges communes générales, charges selon les bâtiments ou encore selon ce qu’il alimente (ascenseur, chauffage, etc.). Il en sera de même avec tous les postes du budget.

Cette participation des copropriétaires au budget prendra la forme de provisions (ou appels de fonds), correspondant le plus souvent au quart du budget voté, sauf si l'assemblée générale en décidait autrement, et sera exigible le 1er jour de chaque trimestre ou le 1er jour de la période fixée en assemblée générale. Avant la date d'exigibilité, le syndic de copropriété adresse une lettre simple à chaque copropriétaire indiquant le montant de sa provision.

Si aucun budget n’a pu être défini et voté avant l’exercice comptable qu’il doit couvrir, le syndic pourra cependant procéder à deux appels de fonds avec l’autorisation de l’assemblée générale, chacun égal au quart du budget précédent.

Encore, lorsqu’un lot de copropriété est devenu inhabitable (arrêté de péril ou d’insalubrité, vacances, etc.), le copropriétaire devra s’acquitter de toutes les charges de copropriété, sans distinction. Le paiement des charges est lié à la propriété d’un lot et non à son occupation effective.

5. TRAVAUX URGENTS

En cas d'urgence, le syndic de copropriété peut faire procéder à l’exécution de travaux urgents.

Il demandera aux copropriétaires le versement d'une provision pour financer ces travaux, sans délibération préalable de l'assemblée générale, mais après avoir pris l'avis du conseil syndical.

Cette provision ne pourra en aucun cas excéder le tiers du montant du devis des travaux.

6. FONDS DE TRAVAUX

La loi n°2014-366 du 24 mars 2014, dite loi ALUR, a prévu, pour toute copropriété à usage partielle ou totale d’habitation construite avant le 31 décembre 2011, la mise en place d’un fonds travaux depuis le 1er Janvier 2017 pour faire face à certaines dépenses, et qui est constitué sur la base de cotisations annuelles des copropriétaires correspondant au minimum à 5% du budget.

Le législateur a eu l’intelligence de prévoir un plafond au-delà duquel ces provisions peuvent être suspendues. Dès lors que le montant global du fonds de travaux est supérieur au montant du budget prévisionnel, les versements peuvent être interrompus… Cet événement est susceptible d’arriver dès 2037 !

7. RECOUVREMENT DES CHARGES

Lorsqu'un copropriétaire ne paie pas ses charges dans les délais qui lui sont impartis, le syndic est dans l’obligation d’engager toutes les démarches nécessaires en vue du recouvrement des sommes impayées. Le syndic n'a besoin d'aucune autorisation de l'assemblée générale pour poursuivre le copropriétaire défaillant, sauf si une saisie immobilière s'impose

Il devra adresser une simple lettre de rappel au copropriétaire défaillant pour tenter un recouvrement amiable. Il devra lui être rappelé qu'à défaut de paiement, une procédure de recouvrement pourra être lancée à son encontre.

Si l'impayé persiste, le syndic mettra en demeure le copropriétaire défaillant, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par exploit d'huissier.

Si l’impayé se poursuit encore, dans les trente jours de la mise en demeure, le syndic en sollicitera le paiement en confiant le dossier au tribunal compétent, aux fins de la condamnation du copropriétaire défaillant au paiement des arriérés nonobstant toute condamnation supplémentaire en vue de la prise en charges de tous frais et dépens, tels que :

• le versement d'intérêts de retard au taux légal (ces intérêts courent à compter de la mise en demeure adressée au copropriétaire défaillant)

• les frais de procédure engagés par le syndic de copropriété (frais de mise en demeure engagés par le syndic, frais de relance à compter de la mise en demeure, frais de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, frais d'huissier et avocat engagés pour les besoins de la procédure)

Dans tous les cas, les impayés de charges doivent être réclamés dans un délai de dix ans. Au-delà, la dette s'éteindra automatiquement.