Qu'est-ce qu'un scrutateur ?

Qu’est-ce qu’un scrutateur d’une assemblée générale des copropriétaires ? Quel est son rôle ? Quelles sont ses responsabilités ?

Par définition, un scrutateur est une personne qui, par son devoir d’observation, concourt au bon déroulement de l’ensemble des opérations qui constituent un vote ou une élection.

1. Le scrutateur

L’article 15 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 dispose que « au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne /…/ son président et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale ».

Le scrutateur de séance de l'assemblée générale des copropriétaires sera donc obligatoirement désigné parmi les membres de l’assemblée.

2. Election du scrutateur

Le scrutateur est élu à la majorité simple des copropriétaires présents et représentés, aux termes des dispositions de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 suscitée, parmi les copropriétaires présents et d’éventuels observateurs acceptés par le syndicat, à l’exception du président et du secrétaire de séance.

Il sera élu par l’assemblée générale au moyen d’un vote distinct de celui du président et du secrétaire. La mention de cette élection figurera, sous peine de nullité de l’assemblée générale, explicitement sur le procès-verbal.

Son élection, contrairement à celle du président et du secrétaire, n’est pas une obligation légale. Elle n’est que facultative. Cependant, dès lors que le règlement de copropriété détermine le nombre de scrutateurs à élire, cette stipulation s'impose. L'annulation est encourue si le nombre fixé n'est pas atteint. La Cour d'appel de Paris, dans un arrêt en date du 9 décembre 2015, (CA Paris, Pôle 4, chambre 2, 9 Décembre 2015 - n° 13/19408), rappelle le caractère impératif de règlement de copropriété quant au nombre de scrutateurs devant être désignés.

3. Rôle du scrutateur

Le premier rôle du scrutateur d’une réunion d'assemblée générale des copropriétaires est d’observer le bon déroulement de ladite assemblée et ce, de l’ouverture à la clôture de la séance.

Un scrutateur :

- décompte les propriétaires présents, représentés et absents sur la feuille de présence, sans cependant devoir vérifier la réalité des pouvoirs des mandataires (Cass. 3e civ., n°87-17497, 22 févr. 1989) ;

- certifie la feuille de présence, avec le président et le secrétaire de séance ;

- comptabilise les voix des copropriétaires sur chacune des questions votées et les transmet au président de séance, lequel proclamera les résultats sincères et véritables, sans à avoir à contrôler la conformité des votes d’un mandataire avec le pouvoir qui leur a été remis (CA Aix-en-Provence, 9 févr. 1989). Autrement dit, aucune contestation ne devrait être soulevée grâce au rôle des scrutateurs ;

- veille à ce que l’assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour ;

- signe le procès-verbal de l’assemblée générale à la fin de la tenue de la réunion. A ce propos, la Cour de Cassation précise qu’il importe peu que la séance soit levée pour rédiger le procès-verbal, dès lors que président, scrutateur(s) et secrétaire sont restés pour le signer (Cass. 3è civ - 24 avril 2014 - RG n°12-14.593).

Le scrutateur tient ainsi un rôle stratégique dans le déroulement d’une assemblée générale dans la mesure où il se porte garant de l’exemplarité des décisions et de la vérité du procès-verbal.

Si par impossible le scrutateur démissionnait de ses fonctions au cours de la réunion d’assemblée générale, il conviendra de procéder à son remplacement par une nouvelle élection mentionnée au procès-verbal, et d’y adjoindre au procès-verbal de l’assemblée la démission écrite dudit scrutateur.

4. Responsabilité du scrutateur

Le rôle de scrutateur crée une responsabilité, qui peut être mise en cause par tout copropriétaire qui estimerait subir un préjudice du fait d’une irrégularité dans la façon dont le président a appelé à voter telle ou telle décision et qui n’a pas été signalé par le scrutateur et non consigné dans le procès-verbal de l’assemblée.

Au moins pourrait-il partager cette responsabilité avec celle du syndic qui, normalement présent, met en œuvre son devoir de conseil ; mais ce dernier, n’ayant au plus qu’un rôle tertiaire en tant que secrétaire, ne peut endosser la totalité de la responsabilité.