Rôle et responsabilités du président de séance d'une AG

Quel est le rôle d’un président de séance d’assemblée générale ? Quels sont ses pouvoirs ?

Quelles sont ses responsabilités dans la tenue d’une réunion de copropriété ?

Ces questions peuvent sembler inintéressante et pourtant !

1. LE PRESIDENT DE SEANCE

L’article 15 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 dispose que « au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne /…/ son président et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale ».

Le président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires sera donc obligatoirement désigné parmi les membres de l’assemblée. Même si le président de l’assemblée est, dans les us et coutumes, le président du conseil syndical voire l’un de ses membres, rien dans les textes ne l’impose. N’importe quel copropriétaire peut être élu président de séance.

N’importe qui !?! Pas tout à fait. L’article 22 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 exclut de la possibilité d’être élu président de séance :

• le syndic,

• le conjoint du syndic,

• les personnes, même non salariées du syndic, travaillant pour le compte du syndic en exécutant ses ordres et pouvant accomplir des actes de gestion incombant au syndic voire se comportant comme le syndic à l’égard des tiers,

et ce, même s'ils ont la qualité de copropriétaire.

Par exemple, un gardien d’immeuble, également copropriétaire de l’immeuble dont il est salarié du syndicat, ne pourra, en aucun cas, être élu président de séance, à peine de nullité de l’ensemble de la tenue de l’assemblée générale et des résolutions qui ont été votées.

Je conseille vivement aux copropriétaires d’élire un copropriétaire hors du conseil syndical en qualité de président de séance, de sorte qu’il puisse exister une séparation dans les pouvoirs de chacun.

2. ELECTION DU PRESIDENT DE SEANCE

Le président de séance est élu à la majorité simple des copropriétaires présents et représentés, aux termes des dispositions de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 suscitée.

Il sera élu par l’assemblée générale au moyen d’un vote distinct de celui des scrutateurs et du secrétaire. La mention de cette élection figurera, sous peine de nullité de l’assemblée générale, explicitement sur le procès-verbal.

3. ROLE DU PRESIDENT DE SEANCE

Le premier rôle du président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires est de présider la réunion. Ce qui va sans dire va mieux en le disant. Mais c’est rarement le cas. Souvent, le syndic tient officieusement les rôles de secrétaire et de…président.

Un président de séance :

- vérifie les pouvoirs, avec l’aide du ou des scrutateurs ;

- distribue les pouvoirs de représentation donnés en blanc, avec l’aide du ou des scrutateurs ;

- certifie la feuille de présence, avec le(s) scrutateur(s) et le secrétaire de séance ;

- vérifie le respect des dispositions concernant l’ordre du jour et les délais de convocation, avec l’aide du ou des scrutateurs ;

- ouvre la séance à la suite de son élection ;

- procède à l’élection des scrutateur(s) et secrétaire de séance ,

- donne lecture de l’ordre du jour. A noter que l’ordre dans lequel les questions sont débattues n’est pas impératif ;

- donne lecture des résolutions mises aux voix ;

- dirige les débats en tenant compte des stipulations du règlement de copropriété. Il est important de rappeler que toute décision votée avant la désignation du président, des scrutateurs et du secrétaire est nulle. Encore, l’assemblée ne votera que sur les questions inscrites à l’ordre du jour, dans la mesure où les notifications obligatoires ont été faites dans les règles ;

- donne et retire, quand il le faut, la parole aux membres de l’assemblée ;

- appelle au vote de chaque résolution, telle que proposée sous forme de projet de résolution et/ou amendé à la suite des discussions dans la mesure où ces amendements ne dénaturent en aucune façon le libellé des questions inscrites à l’ordre du jour ;

- après décompte fait par le(s) scrutateur(s) des voix, proclame le résultat des votes. Chaque question fera l’objet d’un vote distinct. Le vote ne pourra en aucun cas se dérouler à bulletin secret, dans la mesure où il est impératif d’identifier les copropriétaires qui ont voté « pour », « contre » ou se sont abstenus, dans la mesure où seuls les opposants sont autorisés à contester une décision d’assemblée générale ;

- veille à ce que l’assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour ;

- clos la séance ;

- signe le procès-verbal de l’assemblée générale à la fin de la tenue de la réunion. A ce propos, la Cour de Cassation précise qu’il importe peu que la séance soit levée pour rédiger le procès-verbal, dès lors que président, scrutateur(s) et secrétaire sont restés pour le signer (Cass. 3è civ - 24 avril 2014 - RG n°12-14.593).

Le président de séance tient ainsi le rôle stratégique dans le processus de prise de décision, et notamment être au fait des règles de majorité pour les votes, ou par savoir par exemple si tous les copropriétaires participent au vote d’une décision ou seulement ceux qui participent à la dépense. Dans tous les cas, le président doit donner le résultat des votes et les interpréter pour conclure si les résolutions ont été adoptées.

Si par impossible le président de séance démissionnait de ses fonctions au cours de la réunion d’assemblée générale, il conviendra de procéder à son remplacement par une nouvelle élection mentionnée au procès-verbal, et d’y adjoindre au procès-verbal de l’assemblée la démission écrite du président.

4. RESPONSABILITES DU PRESIDENT DE SEANCE

Le rôle de président de séance crée une responsabilité, qui peut être mise en cause par tout copropriétaire qui estime subir un préjudice du fait d’une irrégularité dans la façon dont le président a appelé à voter telle ou telle résolution.

Au moins pourrait-il partager cette responsabilité avec celle du syndic qui, normalement présent, met en œuvre son devoir de conseil ! Mais ce dernier, n’ayant au plus qu’un rôle tertiaire en tant que secrétaire, ne peut endosser la totalité de la responsabilité, le(s) scrutateur(s) engageant également une lourde responsabilité dans la mesure où il(s) doit (doivent) veiller à la régularité des débats, des votes et du procès-verbal.

La responsabilité du président de séance est également engagée si, ayant laissé le syndic ou l’un de ses préposés, diriger à sa guise les débats, formuler les résolutions, interpréter les votes et qualifier les décisions prises, des irrégularités ont été commises au préjudice de certains copropriétaires, voire au préjudice du syndicat !

Enfin, la responsabilité pénale du président peut être mise en cause conjointement avec le secrétaire dans le cadre d’une plainte pour « faux et usage de faux », s’il a signé un procès-verbal dont il peut être établi, par voie de témoignages concordants, qu’il n'a pas transcrit les décisions adoptées en séance !