Changer de Syndic !

Chaque immeuble en copropriété est dans l’obligation d’être géré par un syndic, professionnel ou non.

Elu à la majorité absolue de l’article 25 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965, le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires.

Il est le garant de la bonne application du règlement de copropriété. Il administre l'immeuble, pourvoit à sa conservation, exécute les décisions prises en assemblée générale et représente le syndicat. Représentant l’ensemble des copropriétaires (et non chacun des copropriétaires pris individuellement), le syndic agit dans l’intérêt général de l’immeuble…

Si administrer requiert autant de compétences juridiques, financières que techniques, cela ne suffit pas. De grandes qualités humaines et relationnelles, ainsi qu’une grande rigueur se révèlent tout aussi essentiels. Au-delà de sa capacité à informer et à communiquer, tout gestionnaire doit savoir négocier, voire arbitrer. Il est parfois amené à régler les différends et à proposer des solutions consensuelles. Gestionnaire de copropriété est une vocation !

Si l’envie vous prend cependant de vouloir changer de syndic, il est temps d’y penser dès maintenant. Ce ne sera pas la veille de l'envoi des convocations à l'assemblée générale qu’il faudra s’en soucier.

Beaucoup de sites internet proposent des noms de cabinet, voire vous affirment faire une mise en concurrence à votre place. Méfiance pour celui qui tentera de réaliser un cahier des charges à votre place ! Seul le syndicat des copropriétaires sait ce dont il a besoin.

Le travail de recherche d’un cabinet de syndic appartient seul à chacun des copropriétaires. Peut-être un copropriétaire voudra-t-il lui-même expérimenter la fonction de syndic ! Et je peux vous assister dans cette mission.

Changer de syndic est une étape délicate à négocier dans la mesure où il est impératif de convaincre la majorité des copropriétaires (en tantièmes).

Si cette même majorité des copropriétaires souhaite changer de mandataire, elle doit anticiper l’assemblée générale et s’emparer de ce dossier au moins six mois avant la tenue de la prochaine réunion annuelle. Il s’agit d’un délai de confort, afin d'obtenir des noms de cabinet jouissant d'une bonne notoriété, d'effectuer les demandes, de recevoir les devis, les décrypter, si besoin les négocier, et enfin d'avoir le temps de sélectionner le candidat en lice pour la reprise.

Les critères de choix d'un syndic sont nombreux et à géométrie variable :

• Coût et suivi des travaux

• Disponibilité tant téléphonique ou par voie électronique que physique du gestionnaire

• Ecoute

• Existence d’un extranet à jour et facile d’accès

• Existence d’un service juridique en interne

• Honoraires

• Nombre d’immeubles gérés par gestionnaire

• Nombre de conseils syndicaux inclus dans les honoraires de base

• Nombre de visites annuelles, avec un compte-rendu, inclus dans les honoraires de base

• Organisation du cabinet de syndic (gestionnaire, assistant, comptable, juriste, technicien, rh pour les gardiens/employés d'immeuble, service d'assurance, etc.)

• Proximité géographique

• Taux de satisfaction par le bouche-à-oreille (et non par les sites internet)

Un changement de syndic s’organise.

Il y a quatre façons pour quitter son syndic :

• la fin de son mandat et donc de son contrat, ainsi que sa non réélection (conditions cumulatives à moins de se trouver en administration judiciaire)

• la démission du syndic

• la révocation du syndic (carence ou défaillance)

• l’empêchement du syndic

1°) LA FIN DU MANDAT DE SYNDIC, L’EXTINCTION DE SON CONTRAT, ET SA NON REELECTION

Avant l’échéance du mandat de syndic, le conseil syndical et/ou tout copropriétaire peuvent demander à l’inscription à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale la non réélection du syndic actuel et l’élection d’un nouveau cabinet.

Si la loi pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové n°2014-366 du 24 mars 2014 (dite loi ALUR) impose une mise en concurrence du prestataire en place au moins tous les trois ans. Cette mise en concurrence est généralement organisée par le conseil syndical. Pourtant, certains syndics décident, par le biais d’une proposition inscrite à l’ordre du jour, d’en dispenser le conseil syndical…

Pour autant, le conseil syndical et les copropriétaires ont parfaitement le droit de ne pas tenir compte de cette dispense et de proposer des contrats concurrents. Et si l’actuel syndic s’y oppose, il s'agit d'un abus de pouvoir. Le syndic n’est pas maître de l’opportunité de l’ordre du jour d’une assemblée générale.

Ceci rappelé, il est nécessaire que le conseil syndical, ou l’un quelconque des copropriétaires, établisse un cahier des charges mettant en avant ce dont la copropriété a besoin. Comme il a été écrit plus haut, cela peut être la disponibilité du gestionnaire, le nombre d’immeubles gérés par ce dernier, le nombre de conseils syndicaux inclus dans les honoraires de base, etc.

Ce cahier des charges établi, il conviendra de le soumettre à différentes sociétés de syndic et de comparer les différents contrats.

En aparté, l’activité du syndic est réglementée par la loi n°78-2 du 2 juillet 1970, dite loi HOGUET, sur l’exercice des professions immobilières notamment modifiée par ladite loi ALUR. En France, toutes les professions immobilières font l’objet d’une réglementation étroite. Pour exercer ses missions, tout syndic professionnel doit posséder une carte professionnelle, avoir contracté une assurance responsabilité civile professionnelle et d’une garantie financière suffisante pour couvrir les fonds de tous les syndicats gérés. Depuis le 1er juillet 2018, les cartes professionnelles sont délivrées par la Chambre du Commerce et de l’Industrie.

Plutôt que de présenter sa copropriété par un état des charges et du budget, conviez le syndic à l’une des réunions de conseil syndical après lui avoir fait visiter les parties communes. Votre immeuble n’est ni un état comptable, ni un compte-rendu des contentieux ou de travaux. L’âme de votre immeuble est l’atmosphère qui y règne. Propreté des parties communes, politesse des occupants entre eux, etc.

Il est bon de savoir que la DGCCRF et UFC Que Choisir ! dénichent encore moult contrats de syndic hors la loi. Le contrat-type doit être rigoureusement respecté, sans retrait ou ajout de clauses. Il faudra éliminer tous les cabinets ne respectant pas ledit contrat-type.

Le prochain cabinet de syndic pressenti, il sera impératif de demander, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, au syndic actuel d’inclure ce point à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Cette notification sera faite à tout moment avant les impressions, la mise sous pli et l'envoi de la convocation à l'assemblée générale… Donc largement avant les vingt-et-un jours précisés dans la loi.

Encore, si le syndic présent prévoit toujours son élection, il lui arrive parfois d’oublier d’inscrire à l’ordre du jour l’élection de son confrère. Il vous est donc recommandé de lire les convocations avant la tenue de l’assemblée générale.

Lors de l’Assemblée Générale, la transition est immédiatement efficace. Le syndicat des copropriétaires, en mettant fin au mandat de syndic et en en élisant son successeur. Une fois le nouveau syndic élu, son prédécesseur dispose d'un mois pour lui adresser les fonds disponibles et les premiers éléments lui permettant de gérer la copropriété. Passée cette période, l'ancien cabinet a deux mois pour transmettre l'intégralité des documents et possessions de la copropriété (archives, comptabilité, etc.).

S'il y met de la mauvaise volonté, le nouveau prestataire doit le mettre en demeure de lui transmettre les documents voire d’ester en justice par la voie du référé pour cette transmission.

2°) LA DÉMISSION DU SYNDIC

Il arrive parfois que le syndic démissionne et ce, pour plusieurs raisons toutes aussi valables les unes que les autres (ambiance délétère entre les membres du conseil syndical et lui, maladie, lassitude, perte de la carte professionnelle, absence d’assurance, etc.).

Le syndic devra alors notifier sa décision à tous les copropriétaires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au moins trois mois avant la tenue d’une assemblée générale permettant au syndicat de prendre acte de cette démission et d’élire un nouveau mandataire, conformément aux dispositions de l’article 18V de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

Cependant, le législateur n’impose pas au syndic démissionnaire de convoquer une assemblée générale permettant l’élection de son successeur. Il peut être à craindre qu’à l’échéance, le syndicat des copropriétaires se trouve dépourvu de syndic nouvellement élu…

Si la démission du syndic intervient sans préavis, la situation entraîne in jus la nomination d’un syndic judiciaire, administrateur provisoire nommé par le Président du Tribunal de Grande Instance. Cette administration prendra fin le jour où une nouvelle assemblée générale élira un nouveau syndic.

Il est à noter qu’un syndic démissionnant sans respecter le délai de préavis engage sa responsabilité professionnelle, sauf à démontrer qu’il y fut contraint.

3°) LA RÉVOCATION DU SYNDIC (CARENCE OU DÉFAILLANCE)

La révocation n’est pas le simple fait de ne pas élire à nouveau son syndic.

La révocation du syndic est un évènement exceptionnel et les faits reprochés très sérieux. Et seule une décision d’assemblée générale, suffisamment fondée, peut révoquer un cabinet de syndic.

Pour mémoire et aux termes des dispositions de l’article 2004 du Code civil, « le mandant peut révoquer sa procuration quand bon lui semble et contraindre, s'il y a lieu, le mandataire à lui remettre soit l'écrit sous seing privé qui la contient, soit l'original de la procuration, si elle a été délivrée en brevet, soit l'expédition, s'il en a été gardé minute ». L’article 25c de la loi n°65-557 susdite reprend cette possibilité en la soumettant à un vote à la majorité absolue du syndicat.

Cette révocation peut intervenir à tout moment avant l'expiration du terme convenu, condition sine qua none à la révocation.

La révocation doit être justifiée ET motivée, conformément à la décision de la 3è chambre civile de la Cour de cassation rendue le 27 avril 1988, pour éviter que le syndicat des copropriétaires n’abuse de ce droit de révocation.

Le syndicat ne peut se limiter à affirmer qu'il n'a plus confiance dans le syndic ; il faudrait en outre qu'il étaye ce manque de confiance par des faits permettant éventuellement au juge d'apprécier la réalité et la pertinence des griefs allégués. Ce qui suppose que la décision d’assemblée générale de révoquer le contrat mentionne précisément les griefs reprochés.

Sa carence peut être constatée lorsque, par négligence ou incapacité, il ne paye plus les factures adressées au syndicat des copropriétaires ; ou encore, il n’exécute pas les décisions prises par l’assemble générale ; ou encore refuse systématiquement de porter une résolution à l’autre du jour d’une assemblée, etc.

Il peut aussi arriver que son contrat de mandat de syndic soit nul, dès lors que le syndic ne remplit plus certaines des obligations qui lui incombent : perte de sa carte professionnelle ou de ses assurances en responsabilité civile professionnelle ou en garantie financière, etc. Ces situations caractérisent des fautes professionnelles graves.

Le troisième alinéa de l’article 18V de la loi du 10 juillet 1965 expose encore que « quand l'assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonction du nouveau syndic. » Ce qui permet également d’éviter la présence de deux syndics effectuant le même travail pour la même copropriété… et la facturation indue d’honoraires. Ce qui va sans dire va mieux en le disant.

L’élection d’un nouveau syndic vaut révocation de l'ancien.

A noter qu’il est essentiel que ce nouveau syndic (qui n’aura pas encore en mains tous les éléments) et surtout les conseillers syndicaux alertent à bref délai l’ensemble des fournisseurs pour éviter que le syndic révoqué, peut-être même sans qu’il en ait conscience faute d’avoir été convoqué à l’assemblée générale, n’engage de fonds au nom et pour le compte du syndicat.

Enfin, en cas de révocation abusive, le syndic est en droit de demander la condamnation judiciaire du syndicat à de lourds dommages et intérêts, en démontrant cet abus de droit. Ce montant correspondra au minimum au montant des honoraires sur la période entre la révocation et la fin de mandat prévue contractuellement en plus d’éventuels dommages et intérêts.

4°) EMPÊCHEMENT DU SYNDIC

Parfois, le syndic est juste empêché !

L’empêchement du syndic survient essentiellement lorsqu’il tombe gravement malade et qu’il n’est plus en mesure d’assumer ses fonctions. Pire, il décède.

Ces situations entrent dans la définition d’empêchement. Nul ne peut se substituer à lui de but en blanc.

Un second cas est celui de la disparition du cabinet de syndic à la suite notamment d’une mise en liquidation judiciaire de la société.

Auquel cas, après avoir prévenu les différents fournisseurs, il sera nécessaire que le conseil syndical, ou l’un quelconque des copropriétaires, établisse à bref délai un cahier des charges mettant en avant ce dont la copropriété a besoin, afin de le soumettre à différentes sociétés de syndic et de comparer les différents contrats.

L’article 8 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 précise que « l'assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours. Dans les mêmes cas, s'il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée, tout copropriétaire peut alors provoquer ladite convocation dans les conditions prévues à l'article 50 du présent décret. Lorsque l'assemblée est convoquée en application du présent article, la convocation est notifiée au syndic. »