Une Assemblée Générale de Copropriété en 12 points

Contrairement à l’idée préconçue, le quorum n’existe pas pour tenir une assemblée générale. Au pire, le syndic rédigera un procès-verbal de carence dans l’hypothèse où aucun copropriétaire n’assiste à la réunion, et en convoquera une nouvelle aux frais du syndicat. Un seul copropriétaire suffit pour que la séance se tienne ! Alors, autant faire acte de présence et s’impliquer un minimum pour éviter que l’avenir de la copropriété ne dépende que d’un seul, même le meilleur d’entre nous !

1. Initiative de la convocation

La réunion d’assemblée générale peut être convoquée à l'initiative :

• du syndic de copropriété (professionnel ou non professionnel),

• du président du conseil syndical, en cas d’empêchement du syndic dans les huit jours après sa demande adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception,

• d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25% des voix de l'ensemble des copropriétaires, après habilitation par le tribunal de grande instance saisi par la voie d’un référé.

Cependant, même s’il y a peu de contentieux à ce jour, il faut distinguer la carence du syndic et l’empêchement du syndic…

Quelles différences ?

Pour être simple, la carence est l’incapacité à faire face à ses responsabilités. Alors que l’empêchement est l’obstacle à la réalisation d’un acte volontaire. L’empêchement est l’incapacité juridique d’agir.

Pour être encore plus clair, la carence est l’absence morale du syndic. L’empêchement est, par exemple, la mise en liquidation du cabinet de syndic.

En cas de carence du syndic, la désignation d’un administrateur judiciaire provisoire par le président du tribunal statuant en matière de référé est nécessaire. La procédure prévue par l’article 49 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 doit être suivie.

En cas d’empêchement du syndic, le président du conseil syndical peut convoquer l’assemblée générale.

Encore, il est impératif de comprendre que l’ordre du jour d’une assemblée générale convoquée à la demande de copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires n’est pas limité à leurs seules questions. Le syndic peut valablement ajouter de son propre chef des questions à l’ordre du jour (Cass. 3è civ. 22 juin 2017 n°16-22.073).

2. Nombre de réunion annuelle

Une assemblée générale des copropriétaires doit obligatoirement avoir lieu une fois par an dans les six mois du dernier jour de l’exercice comptable précédent.

Pour être plus clair, l’exercice comptable court du 1er janvier au 31 décembre : l’assemblée devra se tenir avant le 30 juin de l'année suivante. Si l’exercice comptable court du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019 : l’assemblée devra se tenir avant le 31 décembre 2019…

Encore, l’article 7 du décret du 17 mars 1967 n’a jamais prévu que l’assemblée générale doive se tenir dans les douze mois de la précédente réunion. C’est ce qu’a confirmé la 3è chambre de la Cour de cassation le 7 février 1990.

Il doit se tenir autant de réunion d’assemblée générale que la bonne gestion de l’immeuble l’exige.

3. Copropriétaires devant être convoqués

Chaque copropriétaire sera convoqué individuellement par le syndic.

Dans l’hypothèse d’une indivision de copropriétaires, la convocation doit être adressée au mandataire commun. En l’absence de ce mandataire commun, la convocation doit être adressée à tous les indivisaires sous peine de nullité de l’assemblée générale.

Pour les lots appartenant à des époux communs en biens, la même troisième chambre de la cour de cassation exige que les deux époux soient convoqués, sans imposer l’envoi à chacun d’eux la convocation.

Enfin, si tous les copropriétaires doivent être convoqués même pour répondre à des questions n’intéressant pas leur bâtiment ou cage d’escalier, il existe une tolérance pour que ne soient appelés que ceux des propriétaires votant.

Tout copropriétaire non convoqué ou irrégulièrement convoqué peut demander la nullité de l’assemblée pendant dix ans, sauf s’il a reçu le procès-verbal de la réunion selon les formes obligatoires – auquel cas, le délai de contestation est réduit à deux mois en application des dispositions de l’article 42 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

4. Envoi de la convocation

La convocation à l’assemblée générale doit être notifiée à tous les copropriétaires soit :

• par lettre recommandée avec demande d’avis de réception

• par télécopie avec récépissé

• par courriel avec accord formel du copropriétaire, accusant également bonne réception

• en mains propres contre émargement

C’est au copropriétaire de signifier des changements de domicile, de numéro de télécopie ou d’adresse électronique. Le syndic n’est hélas pas doté de médiumnité.

La preuve de la régularité de la convocation incombe au syndic, tant en ce qui concerne le respect du délai que de la notification des documents annexés à l’ordre du jour.

5. Lieu et heure de réunion

L'assemblée générale doit se tenir dans la commune du lieu de situation de l’immeuble, sauf stipulation contraire présente dans le règlement de la copropriété. Il s’agit d’une disposition d’ordre public.

Dans les communes dans lesquelles existent des arrondissements, c’est la commune qui prime et non l’arrondissement. Pour être encore plus clair, l’assemblée générale d’une copropriété située à Paris doit se tenir à Paris.

Pour mémoire, il serait intelligent de prévoir un local suffisamment grand pour accueillir tous les copropriétaires, et essentiellement les personnes âgées et/ou handicapées-moteur. Chacun doit pouvoir se rendre à la réunion.

Encore, la date et l'heure doivent être étudiées avec soin afin de permettre le plus grand taux de présence possible. Cela dit, le syndic n’a aucune obligation de vérifier le programme de télévision pour savoir s’il y a Joséphine, Ange Gardien ou un match de football, etc. pour satisfaire le maximum de copropriétaires.

En cas de changement de lieu, de date ou d’heure de la réunion, le syndic devra respecter le délai réglementaire de convocation. Bref, le syndic doit convoquer à nouveau dans le délai ci-après expliqué.

6. Contenu de la convocation

La convocation doit être écrite et obligatoirement mentionner :

• le lieu, la date et l'heure de la réunion,

• les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion,

• les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale.

Encore, en fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour établi en concertation avec les membres du conseil syndical, des documents doivent impérativement être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation dans la mesure où ils conditionnent la validité des décisions à venir. C'est notamment le cas :

• des documents comptables pour l'approbation des comptes (état financier, compte de gestion générale des exercices clos et réalisé, compte de gestion pour les opérations courantes et le budget prévisionnel, compte de gestion des travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles,

• de l’état de toutes les sommes perçues par le syndic au titre de sa gestion,

• du projet de l’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire,

• du compte-rendu de la mission du conseil syndical,

• des projets de contrat pour voter l’élection du syndic ou des travaux projetés,

• des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges, etc.

Mais si une question est absente de l’ordre du jour, elle pourra toujours être discuté et débattu en assemblée générale ; mais aucune décision ne pourra être valide, comme le précise l’article 13 du décret du 17 mars 1967 susmentionné… ou presque, comme il sera expliqué ci-dessous. Il s’agit le plus souvent du dernier point dénommé « questions diverses ».

Encore, chaque résolution de la convocation ne peut avoir qu’un seul objet. Un vote unique sur plusieurs objets n’est pas conforme aux dispositions des articles 9 et 17 du même décret.

Enfin, l’ordre du jour complémentaire n’existe plus. À tout moment, s’arrêtant où le syndic a commencé à éditer les convocations dès lors que le délai reste raisonnable par rapport à la tenue de la réunion, un copropriétaire peut notifier au syndic un question à débattre lors de la tenue de l’assemblée générale. La demande devra, le cas échéant, d’être accompagné d’un projet de rédaction de résolution, de document permettant de comprendre, préciser et adopter (ou non) ladite résolution. Ce n’est pas au syndic (professionnel ou non professionnel) de faire cette démarche, dans la mesure où il peut corrompre involontairement l’idée de ce copropriétaire et hélas en porter juridiquement la responsabilité.

7. Délai pour adresser les convocations

La convocation de l'assemblée générale doit être notifiée à chaque copropriétaire, au moins vingt-et-un jours avant la réunion (sauf urgence) :

• par lettre recommandée avec demande d’avis de réception,

• par courriel recommandé électronique, dès lors que les copropriétaires destinataires ont communiqué leur adresse électronique au syndic de copropriété et donné expressément par lettre recommandée avec demande d’avis de réception leur ,accord,

• ou pli remis en main propre contre récépissé ou émargement.

L’ensemble des questions qui devront être votées lors de l’assemblée générale sera transmis par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, remise contre émargement ou courriel certifié ou télécopie certifiée au moins 21 jours avant la tenue de la réunion.

Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par acte extrajudiciaire.

8. Feuille de présence

Au début de l’assemblée générale, il est primordial de signer la feuille de présence, de sorte que le syndic puisse comptabiliser justement les votes et ce, tant pour soi que pour les copropriétaires absents ayant donné un mandat de représentation.

Pour mémoire, un mandataire peut détenir au maximum trois mandats en plus de son propre lot. Exceptionnellement, il pourrait représenter plus de copropriétaires dès lors que le total des tantièmes détenus ne dépasse pas 5% des tantièmes de tous les copropriétaires (y compris les lots lui appartenant).

En cas de retard ou de départ anticipé, la feuille de présence doit mentionner l'heure d'arrivée des retardataires ainsi que l'heure de départ de ceux qui quittent la séance avant la fin.

Une fois la feuille de présence remplie, on procède au décompte du nombre de voix présentes, afin de déterminer la base des votes à venir, tout en sachant que la présence d’un seul copropriétaire (même d’un débarras) permet le vote de toutes les résolutions soumises à la majorité simple (dépenses, budgets, etc.).

9. Le « bureau »

Au début de la séance, l’assemblée générale élit un président de séance, un ou plusieurs scrutateurs et un secrétaire.

Seul un copropriétaire peut être président de séance, sauf décision judiciaire à l’initiative d’un des copropriétaires ayant demandé en référé la tenue d’une assemblée générale, ou lorsque la copropriété est gérée par un mandataire judiciaire à la suite d’un placement sous administration provisoire.

Encore, le président de séance, ne pouvant en aucun cas être un représentant du syndic, doit présider.

Le scrutateur doit vérifier le bon déroulement de la tenue et procéder au comptage des tantièmes lors de chaque résolution.

Et il est d’usage que le syndic assure la rédaction du procès-verbal de la réunion d’assemblée générale, mais il peut être rédigé par n’importe lequel des copropriétaires présents, voire un tiers. En l’absence de secrétaire, l’assemblée générale est nulle. Et le président de séance ne pourra jamais être également le secrétaire de la réunion, comme l’a rappelé la 3è chambre civile de la Cour de cassation le 6 novembre 2002 (n°1590).

10. Le déroulement de l’assemblée générale

Le Président énonce au fur et à mesure les sujets du jour… et annonce les décisions du syndicat des copropriétaires, après calcul par le ou les scrutateurs du nombre de tantièmes. Le secrétaire rédige le procès-verbal sur place. Et les copropriétaires votent.

11. Rédaction du procès-verbal

Quel que soit le rédacteur du procès-verbal de l’assemblée générale, le document doit préciser expressément :

• les décisions votées ;

• le nombre de voix pour, contre et abstention ;

• le nom des opposants à une décision ;

• toute réserve éventuellement formulée par les copropriétaires.

Le président de séance, le ou les scrutateurs ainsi que le secrétaire de séance signent le procès-verbal.

A noter que l’absence de signatures n’entraîne pas la nullité des décisions ou de la réunion.

Le procès-verbal fait foi des constations qu’il renferme et doit être conservé dans un registre spécial en ce compris la feuille de présence et les pouvoirs. Il ne pourra être rectifié que pour des erreurs matérielles.

12. Envoi du procès-verbal de l’Assemblée Générale

Le procès-verbal devra, dans les deux mois de la tenue de l’assemblée générale, être transmis aux copropriétaires absents ou opposants par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courriel recommandé, afin de faire démarrer le délai de contestation de la réunion au titre du deuxième alinéa de l’article 42 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.

La quatrième recommandation de la loi susdite demande que les autres copropriétaires reçoivent par lettre simple ce procès-verbal.

Les actions ayant pour objet de contester les décisions prises doivent être introduites devant le tribunal de grande instance dans le délai prefix de deux mois à compter du lendemain du jour de la première présentation de ladite lettre recommandée. Le recours à un avocat est obligatoire.

Les courriers simples, les lettres recommandées, les courriels ou tout autre moyen de communication n’ont aucun effet sur ce délai.

Enfin, au titre du droit à l’information des locataires, le syndic doit afficher dans les parties communes, de façon visible et lisible, les décisions importantes de la réunion.