Bien préparer son assemblée générale de copropriété

En liminaire, il est important de rappeler que la mission du syndic de copropriété, qu’il soit ou non professionnel, est la gestion des parties communes d'un immeuble au nom et pour le compte du syndicat des copropriétaires.

Gérer signifie :

• administrer. Le syndic le mandataire exclusif du syndicat et il en exécute ses volontés exprimées lors des assemblées générales (vérification et négociation des contrats ; demande d’interventions ponctuelles ; demande de devis ; suivi des travaux ; relance des copropriétaires ; suivi des procédures, gestion des dossiers d’assurance, etc.) ;

• compter. Le syndic assure la comptabilité générale de l’immeuble (règlement des factures ; répartition des dépenses entre les différents propriétaires selon les tantièmes de charges déterminés dans le règlement de copropriété, perception des charges provisionnelles, etc.).

De manière générale, le syndic est responsable du bon fonctionnement de l’immeuble.

Pourtant, cela ne suffit pas ! De grandes qualités humaines et relationnelles, ainsi qu’une grande rigueur se révèlent tout aussi essentiels. Un syndic doit, dans l’exercice de ses fonctions, instaurer une relation de confiance avec les copropriétaires. À lui d’affirmer son implication et son sens du devoir ! Au-delà de sa capacité à informer et à communiquer, il doit savoir arbitrer.

Tout cela pour que les assemblées générales, annuelle ou spéciales, puissent se tenir sereinement, sans esprit de défiance des uns par rapport aux autres. C’est aussi dans cet esprit qu’il est essentiel de bien préparer son assemblée générale annuelle.

Chaque sujet inscrit à l’ordre du jour se prépare avec minutie. En effet, si de trop nombreux copropriétaires désertent les réunions d’assemblées générales, c’est bien parce que chacun en a déjà vécu une qui lui a laissé un mauvais souvenir. Houleuse, interminable, dictatoriale, vaine, inappropriée, etc. Pourtant, la vie de la copropriété dépend desdites assemblées générales. Si l’organe exécutif de la copropriété est le syndic (assisté et contrôlé par le conseil syndical), son organe délibérant reste l’assemblée générale. En bref, les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires. Tout autre mode de décision est exclu.

Le règlement de copropriété détermine le fonctionnement des assemblées générales, lequel est quoiqu’il en soit régi par des textes d’ordre public. La loi du 10 juillet 1965 consacre douze articles (articles 22 à 26-8) aux principes régissant les assemblées générales de copropriétaires. Le décret du 17 mars 1967 en organise le fonctionnement (articles 7 à 21).

Une assemblée générale de copropriété doit se préparer avec le plus grand sérieux, dans la mesure où le syndicat des copropriétaires ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l’ordre du jour. Même si une question non inscrite à l’ordre du jour peut être examinée par l’assemblée générale, elle ne donnera pas lieu à un vote sous peine de nullité de la délibération si cette dernière est contestée dans le délai de deux mois suivant la réception du procès-verbal de la réunion, par un copropriétaire absent et non représenté ou opposant devant le tribunal de grande instance. Passé ce délai, les décisions, même prises irrégulièrement, s’imposeront à tous les copropriétaires.

Aussi, quelques jours après la date de clôture de l’exercice comptable, le conseil syndical sollicitera le syndic pour connaître la date à laquelle les comptes clos seront disponibles, afin qu’ils soient contrôlés. Il est d’usage que le gestionnaire et le comptable soient disponibles pour recevoir les membres du conseil syndical et les copropriétaires qui le souhaitent, lors de cette vérification de comptes. Le conseil syndical pourra le cas échéant demander au syndic de procéder à des corrections (par exemple, en réimputant une dépense avec la bonne clef de charges).

Une fois ce premier travail effectué, il sera d’autant plus facile de procéder à la révision du budget de l’exercice en cours et déterminer le budget provisionnel de l’exercice suivant. Et ce, poste par poste, avec l’application des augmentations indiciaires, des renégociations de contrats, des menues travaux prévisibles, etc.

Mais ces réunions comptables ne sont qu’un préalable à la réunion de préparation de l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle. Syndic et conseil syndical profiteront de ce rendez-vous pour lister l’ensemble des documents en possession du syndic et ceux manquant : contrat de syndic, compte-rendu de la mission du conseil syndical, compte-rendu par le syndic des différentes procédures judiciaires, nouveaux contrats, devis pour travaux à décider, etc.

Cette réunion préparatoire de l’assemblée générale annuelle doit permettre la finalisation de l’ordre du jour de l’assemblée générale et parfois exposer au syndic un premier bilan pour le travail accompli.

Elle est l'étape indispensable du bon déroulement de l'assemblée générale à venir.

Et si cet événement annuel n’est pas à prendre à la légère, il en sera de même pour la convocation.

La convocation à l’assemblée générale est un document formel, adressé par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, remis en mains propres contre émargement, par télécopie avec récépissé ou par voie électronique, au moins vingt-et-un jours avant la tenue de la réunion, sauf en cas d’urgence où ce délai peut être réduit. L’irrespect du délai de convocation est frappé de nullité de l’assemblée.

L’ordre du jour doit être clair et sans ambiguïté, afin que chacun des copropriétaires puissent débattre et voter en conscience.

Y figureront des sujets essentiels au bon fonctionnement d’une copropriété, comme la présentation et l’approbation des dépenses de l’exercice comptable passé (article 2 du décret du 14 mars 2005), l’approbation du budget de fonctionnement (article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965), l’élection du syndic (article 29 du décret du 17 mars 1967) et des membres du conseil syndical (article 21 de la loi du 10 juillet 1965), etc. À ces décisions récurrentes, peuvent s’ajouter toutes les questions sur la réalisation de travaux ou d’études, voire d’engagement de procédures judiciaires.

Si l’ordre du jour est établi par le syndic de copropriété en concertation avec le conseil syndical comme cela a été écrit plus haut, tout copropriétaire peut demander l’inscription qu’une question soit inscrite à l’ordre du jour, mais il faudra toutefois la faire parvenir au syndic suffisamment tôt pour que celle-ci soit prise en compte. Il est ainsi conseillé de l’envoyer, au plus tard, un mois avant la date prévisible de l’assemblée générale, en y joignant les documents indispensables à la prise de décision des copropriétaires : nature des travaux, plans, devis, etc. En l’absence de ces documents, le vote ne pourra avoir lieu.

A noter que la convocation est de droit lorsqu’elle est demandée au syndic par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25% des voix de tous les copropriétaires. Dans ce cas, la demande notifiée au syndic doit indiquer l’ordre du jour de l’assemblée projetée. Si le syndic ne réagit pas, huit jours à compter d’une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la convocation peut être faite par le président du conseil syndical.

Le syndic et le conseil syndical n’y pensent pas toujours, estimant qu’il ne s’agirait que d’un détail. Or, à peine d’être entachée de nullité de plein droit, la convocation doit contenir l’indication des lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour qui doit préciser chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée. En cas de changement du lieu de réunion, le syndic doit respecter le délai réglementaire de la convocation. Il en est de même en cas de changement de date de la tenue de l’assemblée générale.

L’assemblée générale des copropriétaires se réunit impérativement dans la commune de la situation de l’immeuble.

Encore, le local devra être suffisamment grand pour accueillir tous les copropriétaires et leur conjoint, mais également suffisamment accessible afin que tous puissent s'y rendre. De plus, la date et l'heure doivent être étudiées avec soin afin de permettre le plus grand taux de présence possible.

La convocation doit aussi appeler les modalités de consultations des documents justificatifs des charges. Toutes les factures et les contrats de fourniture et d’exploitation en cours ainsi que leurs avenants, doivent être tenus à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l’assemblée générale.

Chaque résolution de l’assemblée ne peut avoir qu’un seul objet. Un vote unique sur plusieurs objets n’est pas conforme. Cependant, la décision de nommer un syndic et celle d’approuver son contrat peuvent faire l’objet d’un vote unique, comme le rappelle la 3è chambre civile de la cour de cassation par un arrêt du 8 octobre 2008 (n°07-15-730).

Deux séries de documents doivent être joints à la convocation : ceux nécessaires pour la validité de la décision (état financier du syndicat et comptes de gestion général ; budgets ; contrats en ce compris le contrat de syndic ; projet de résolutions ; etc.) et ceux destinés à l’information des copropriétaires (les annexes au budget prévisionnel ; l’état des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ; compte-rendu de la mission du conseil syndical ; projet individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire, trésorerie, règlements fournisseurs, impayés des copropriétaires, etc.).